Archivierungs- und Backupstrategien in Unternehmen werden in der Regel vom Administrator eingerichtet und verwaltet. Eine solche zentralisierte Struktur erleichtert viele Prozesse. Sie birgt aber auch Potenzial für Konflikte zwischen der zentralen IT-Verwaltung und den Mitarbeitern aus den Fachabteilungen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie das „User Controlled Archiving“ des PoINT Storage Manager für die einzelnen Mitarbeiter mehr Flexibilität bei der Archivierung ihrer eigenen Dateien schafft.
IT-Administration vs. Fachabteilung
Der Admin ist Experte für die IT- und Speicherinfrastruktur des Unternehmens und verwaltet den File Server. Die Mitarbeiter haben jeweils exklusiven Zugriff auf ein Verzeichnis des Dateiservers. Oft ist dieses Verzeichnis direkt auf dem Desktop des Mitarbeiters über einen entsprechenden Laufwerksbuchstaben montiert. Der Mitarbeiter legt wichtige Dokumente nicht auf seinem lokalen Rechner ab, sondern in seinem Verzeichnis auf dem File Server.
Gleichzeitig sind die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen die Experten für ihre Dateien, für deren Aktualität, für Aufbewahrungsfristen und Archivierungskriterien. Wenn der Inhalt des File Servers nach Regeln gesichert wird, die vom Admin erstellt wurden, so entsprechen diese Regeln nicht immer den Anforderungen der Anwender aus den Fachabteilungen.
- Die Sicherung des File Servers erfolgt in Intervallen, die der Admin festlegt: beispielsweise einmal pro Woche, oder jede Nacht. Liegen Dokumente auf dem File Server, die noch auf den nächsten Sicherungslauf warten, so können diese während eines bestimmten Zeitfensters unwiederbringlich verloren gehen. Der vollständige Verlust wichtiger Dokumente ist offensichtlich problematisch. Für den Anwender wäre es wünschenswert, beispielsweise aufbewahrungspflichtige Dokumente direkt zuverlässig sichern zu können.
- Der Speicherplatz auf dem File Server ist knapp und teuer. Daher ist der Speicherplatz, der für jeden Mitarbeiter zur Verfügung steht, durch eine zentral festgelegte Quota eingeschränkt. Dies führt häufig dazu, dass Mitarbeiter ihren Speicherplatz ausschöpfen. Der Admin hält dann die Mitarbeiter an, ihre Verzeichnisse aufzuräumen und unnötige Dokumente zu löschen.
Hier entstehen schnell Missverständnisse: Der Admin trägt die Verantwortung für die Zuverlässigkeit der gesamten IT-Struktur und muss darauf achten, dass sie nicht überlastet wird. Gleichzeitig beanspruchen die Mitarbeiter selbst das Urteil darüber, welches Dokument gelöscht werden kann, und welches langfristig archiviert werden muss.
Automatisierte Dateiarchivierung mit dem PoINT Storage Manager
In der Regel läuft die Dateiarchivierung mit dem PoINT Storage Manager vollständig automatisiert ab. Dies geschieht anhand definierter Regeln, die der Admin einrichtet und verwaltet. Der PoINT Storage Manager überwacht den File Server. Mit den entsprechenden Regeln werden neue oder modifizierte Dateien z.B. jede Nacht oder am Wochenende ins Archiv gesichert. Sie können dann durch einen Link ersetzt und vom File Server gelöscht werden. Der Zugriff auf die archivierte Datei erfolgt weiterhin transparent über das primäre Dateisystem.
„User Controlled Archiving“
Mit der Funktion „User Controlled Archiving“ des PoINT Storage Manager steuern die Anwender in den Fachabteilungen die Archivierung ihrer Dateien individuell. Dies schafft Flexibilität und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die sichere Aufbewahrung wichtiger Daten. Neben den regelmäßigen Archivierungsläufen des PoINT Storage Manager kann der Mitarbeiter seine Dokumente selbstbestimmt archivieren – unabhängig von zentral festgelegten Regeln. Dies geschieht zum Beispiel direkt nach der Ablage auf dem File Server.
Eine spezielle Software-Schulung ist dazu nicht notwendig. Die Archivierung erfolgt über die gewohnte Benutzeroberfläche. Der Mitarbeiter blendet über das Drücken der rechten Maustaste ein Context-Menü ein, über das die ausgewählten Dokumente archiviert werden. Auf demselben Weg können auch archivierte Dateien wieder eingelagert werden. Die zentrale Kontrolle über die Archivierung behält der Administrator. Er legt fest, welche Nutzer dazu berechtigt sind, die individuelle Archivierung von Dateien vorzunehmen. Auch definiert der Admin die Befehle, die den Anwendern für die Archivierung zur Verfügung stehen. So bleiben Flexibilität und Sicherheit gleichermaßen garantiert.